monitor processen

het probleem

Om bedrijfsprocessen succesvol te sturen worden KPI’s (kritieke prestatie indicatoren) opgesteld. Een KPI is een variabele die de korte termijn prestatie van een bepaald proces meet. Meestal worden meerdere KPI’s per proces opgesteld om zo een compleet beeld te krijgen over de kwaliteit van een proces.

Normeringen voor KPI’s komen vaak voor in klant-leverancier relaties en vormen veelal onderdeel van service level agreements (SLA’s) of resultaatafspraken. Worden deze vooropgestelde normen niet gehaald dan volgt een boete clausule.

KPI’s te laat en dubbelzinnig

KPI’s komen ook voor bij het beheersen van complexe productie processen (bv. assemblage van goederen, leveren van zorg, klachtafhandeling).
Voorbeelden van KPI’s zijn:

  • percentage orders op tijd geleverd, met norm 98%
  • maximaal aantal minuten dat een call openstaat, met norm 120 minuten
  • aantal klachten van categorie 3 per maand, met norm 5
  • aantal niet bezorgde pakketten op regenachtige dagen, met norm 0,6 per dag

Voor veel ondernemingen is het lastig de afgesproken KPI’s te meten. Dit komt omdat de waarden waarop de complete set van KPI’s worden bepaald niet in één systeem zitten, maar uit vele verscheidene bronnen gehaald moeten worden (bv. log bestanden, tijden van machines, klant databases, in de cloud, Excel, e.d.).

Wat er vervolgens ontstaat is een handmatig proces, waarin één of meerdere personen op vaste tijdstippen, alle gegevens verzamelen en deze in Excel beschikbaar stellen aan het management.
Het probleem van deze aanpak is:

  1. handmatige bewerkingen, dus foutgevoelig
  2. KPI’s zijn slechts op vaste momenten beschikbaar, hierdoor vaak te laat om in te grijpen
  3. het is onmogelijk om verder in te zoomen op de detail gegevens van de KPI en zodoende grip te krijgen en te houden op de processen

de oplossing: al uw kpi's centraal en real time bijgewerkt. Resultaat: grip en controle op uw processen.

de oplossing: al uw kpi’s centraal en real time bijgewerkt. Resultaat: grip en controle op uw processen.

de oplossing

Wij koppelen alle gegevensbronnen voor de KPI´s en maken deze beschikbaar in één centrale database. In deze database maken we de centrale logica die elke benodigde KPI berekend en de afwijking van de normering zichtbaar maakt. Vervolgens stellen we samen met jullie de benodigde KPI dashboards op die op elk gewenste tijdeenheid de resultaten toont (bv. per uur, per dag, per week).

KPI’s real-time beschikbaar

De gebruikte database kunnen we zo instellen dat nieuwe gegevens realtime worden verwerkt (binnen 5 seconden!). Hierdoor kunnen ook operationele processen gemonitord worden (bv. klacht afhandeling bij een helpdesk, aantal wachtenden, uitval bij een machine).

Doordat de waarden per meet moment worden opgeslagen kunnen de KPI’s ook in de tijd worden uitgezet. Hierdoor worden eenvoudig trends zichtbaar, ook voordat een bepaalde normering niet gehaald wordt.

demo assemblage

de voordelen op een rij

  • alle benodigde gegevens automatisch geladen
  • de KPI’s worden real-time bijgewerkt
  • éénduidige manier van KPI berekening
  • je kunt eenvoudig inzoomen op de KPI’s en de onderliggende waarden analyseren
  • het syteem monitort op kritieke waarden; wordt een grens overschreden dan ontvang je een e-mail
  • historische waarden voor KPIs blijven zichtbaar, hierdoor kun je trends analyseren
  • elke betrokken partij kan via het intranet zelf de betreffende KPI dashboards inzien
  • één vaste prijs, dus onbeperkt aantal gebruikers en onbeperkte data

Met de KPI dashboards houd je altijd grip en controle over de processen. Dit geeft je weer tijd om je te richten op verdere verbeteringen en nieuwe ontwikkelingen.

Wat een gaaf resultaat is het geworden. Bijzonder dat enkele slimme en eenvoudige datavisualisaties de cijfers voor onze klanten tot leven brengen. Met icCube hebben we iets speciaals neergezet waar we zonder hen misschien wel jaren voor nodig gehad zouden hebben.

Lume PaulusmaSpeedbooks

Wij rapporteren jullie KPI’s in overzichtelijke dashboards. Volautomatisch wordt de data uit alle benodigde systemen gehaald en gecombineerd. Zo heb je altijd een up-to-date beeld van de werkvloer en hoe de operationele processen zich verhouden tot de gestelde normen. Volg en analyseer trends in de tijd, zodat je meteen in kunt grijpen als een KPI onder de target dreigt te zakken. En is er geen tijd om alles in de gaten te houden? Geen probleem. Het systeem stuurt automatisch een e-mail als er iets aan de hand is.