de toekomst in beeld

inzicht in toekomstige omzet

Dit klinkt geheimzinniger dan het is. Bedrijfsgegevens bevatten, zonder dat je het vaak door heeft, al een schat aan informatie over de toekomst. Met enkele eenvoudige aannames kun je uit deze informatie al een goede eerste prognose maken van toekomstige omzetten, verkopen en bezettingsgraden.

Deze tak van analyse wordt ook wel “predictive analysis” genoemd: voorspellingen maken op basis van actuele en historische gegevens in samenhang met ontdekte en veronderstelde verbanden hiertussen.

Om deze pagina zo praktisch en toepasbaar mogelijk te houden ga ik hier verder met enkele voorbeelden die we hebben toegepast bij onze klanten.

Deze zijn achtereenvolgens:

  • inzicht in toekomstige omzetten uit bestaande contracten – de skihelling
  • inkomsten uit toekomstige verkopen, gebaseerd op informatie uit het CRM systeem – de weerpluim
  • compleet beeld op de toekomstige groei – skihelling en de weerpluim gecombineerd

voorbeeld 1 – inzicht in toekomstige omzetten uit bestaande contracten, de skihelling

Je kunt vanuit de bestaande contract cq. projectportefeuille de nog te realiseren omzetten berekenen op basis van de project details. Als je dit goed doet, krijg je een grafiek met toekomstige inkomsten die afloopt naarmate de tijd vordert. Deze grafiek heeft de vorm van een skihelling. Je komt deze vorm tegen bij de volgende business modellen:

  • inkomsten uit projecten (universiteiten, bouw van machine’s, boten e.d.)
  • consultancy bedrijven
  • zorgbedrijven (van toepassing op producten met vaste vergoeding)

De helling van de grafiek geeft aan hoe snel je werkvoorraad op zal raken, oftewel: hoe steiler de “skihelling” hoe groter de noodzaak om nieuw werk aan te boren om de te verwachten omzetten op peil te houden. Als de skihelling langzaam afloopt, dan is de noodzaak om nieuwe projecten af te sluiten kleiner en kun je je meer richten op de kwaliteit van de nieuwe contracten.

De skihelling voor de omzetprognose kun je als volgt berekenen.

stap 1. bepaal de toekomstige omzet uit één project/contract

Toegepast op een onderzoeksproject:

  1. elk project heeft een inkomstenbudget en een projectduur
  2. met dit gegeven is het gemiddelde opbrengstbudget per maand te berekenen
  3. gedurende het project is op elk moment te berekenen hoeveel omzet al is gerealiseerd en hoeveel budgetruimte er nog over is
  4. als je de budgetruimte uitsmeert over de overgebleven looptijd, krijg je inzicht in de toekomstige omzet
  5. de aanname hier is: het door de klant beschikbare budget wordt hoe dan ook behaald

Hieronder een rekenvoorbeeld met uitwerking:

projectleider N. Hemenway
projectnaam Bloodbarrier – medicine adhesion in lab models
sponsor NWO
start en eind datum oktober 2011 t/m april 2015
budget € 1,986,813
gerealiseerde omzet € 932,908
huidige maand maart 2014
budgetruimte over € 1,053,905
maanden over 13 maanden
budgetruimte per maand € 81,070

Als je deze gegevens combineert met de gerealiseerde omzet per maand dan kan je de volgende grafiek maken. Let erop dat je nu een heel eenvoudig een prognose voor dit project hebt gemaakt:

omzetprognosenog te realiseren omzet voor een contract

Deze grafiek toont het gemiddelde budget per maand over de gehele projectduur (groene lijn); de behaalde resultaten (blauwe kolommen) en de omzetverwachting verdeeld over de openstaande maanden (oranje kolommen).

De volgende stap om de “skihelling” te krijgen is dan de volgende ….

stap 2. tel de toekomstige omzetten van alle projecten op

Één project in beeld brengen is niet zo bijzonder, maar als je de bovenstaande grafiek maakt voor alle projecten en deze optelt, dan krijg je een fantastisch beeld naar de toekomst toe! Je krijgt een totaalbeeld van de te verwachten inkomsten uit lopende projecten voor het hele bedrijf.

Omdat de informatie in een analytische database is opgeslagen kun je verder inzoomen naar de business unit, naar afdelingen en wat je verder maar wilt.

Het volgende plaatje geeft een voorbeeld van zo’n totaalbeeld. Je ziet in één oogopslag wat je nog kunt verwachten in de komende tijd en of je je zorgen moet maken.

predictive analysis omzettentel alle maand prognoses op voor alle projecten en je krijgt de omzetverwachting voor je bedrijf

De “skihelling” is een erg handig gereedschap om afdelingen en business units te “scoren” op hun toekomstbestendigheid. Wij hebben hier een live voorbeeld uitgewerkt voor een universiteit.

voorbeeld 2 – de weerpluim

De “weerpluim” is de naam voor de mogelijke toekomstige omzetten uit de sales pipeline. Dit gaat dus om mogelijke contracten die in de nabije toekomst kunnen worden binnengehaald. De weerpluim kenmerkt zich, net als de verwachtingspluim bij het weerbericht,  door een zekere mate van onzekerheid. Deze wordt hier bepaald of het project daadwerkelijk door gaat of niet.

Het opstellen van de weerpluim lijkt op die voor de skihelling. Er zijn echter ook verschillen.

Hieronder een schematisch voorbeeld hoe dit eruit ziet.

weerpluimde metafoor van de “weerpluim” : horizontaal staat de tijd, verticaal de verwachte omzet per periode o.b.v. de verwachte contractwaarde van de projecten . De contracten zijn gegroepeerd naar kans van slagen.

stap 2. doe dit voor elke prospect

Wat er dan ontstaat is de “weerpluim”: de naar kans gegroepeerde toekomstige omzetten in de tijd. Hieronder een voorbeeld uit onze oplossing voor universiteiten: de Projecten Browser:

toekomstige inkomsten uit pipeline

Met de “weerpluim” krijg je inzicht in de toekomstige omzetten die je kunt gaan verwachten uit de sales pipeline. Deze grafiek stel je als volgt op:

stap 1. schat de kans en de de toekomstige omzet in van een prospect

  1. elk prospect heeft een geschatte opbrengst, een projectduur en een kans van slagen
  2. met dit gegeven is het gemiddelde opbrengst per maand te berekenen, net als in het vorige voorbeeld
  3. de slagingskans bepaalt in welke “pluim” (kans categorie) deze omzet terecht komt
  4. als extra stap kun je een naar kans gewogen opbrengst berekenen (kans x opbrengst)

Dit voorbeeld is live te zien in onze demo,

voorbeeld 3 – combineer de “skihelling” en de “weerpluim”

En nu wordt het echt interessant!

Als je namelijk beide voorbeelden combineert krijg je een overzicht van de verwachte omzet uit bestaande projecten en mogelijke projecten. Je kunt in één oogopslag zien hoe je er bedrijfsmatig voorstaat en of je nog aan je lopende verplichtingen kan voldoen.

Best wel een prettig idee om te zien of je nog even “achterover kan leunen”, of dat je vol aan de bak moet om nieuwe projecten binnen te halen, nu het nog kan.

Als je de “skihelling” en “weerpluim” combineert dan krijg je razend interessante informatie. Wij hebben deze voor je in een interactief dashboard gezet. Klik op het volgende plaatje voor meer info.

sales pipeline | opbrengsten
Alle informatie uit de bestaande en toekomstige projecten gecombineerd dan krijg je het volgende dashboard: