Voorzet – omzet & risico bij de ambulante begeleiding

Voorzet – omzet & risico bij de ambulante begeleiding

Het gemak waarmee we een diversiteit aan managementcijfers uit de overzichtelijke dashboards halen is simpelweg top! Op elk moment zie ik waar wij als organisatie extra omzet kunnen genereren en waar we risico lopen. Enorm waardevol hoe InsideVision meedenkt en oplossingen aandraagt om zo optimaal mogelijk aan te sluiten op onze bestaande systemen. Een aanrader voor elke manager die grip wil houden op zijn of haar organisatie.
Felix ClerckxAlgemeen directeur Voorzet - Voorzet Autisme

het bedrijf

Voorzet is een zorginstelling die gespecialiseerd is in de begeleiding en behandeling van mensen met een autisme spectrum stoornis. Zij levert producten zoals re-integratie, jobcoaching, behandeling, ambulante begeleiding en begeleiding tijdens vakantie en bij vrije tijd. Vanuit één gemeenschappelijke visie wordt multidisciplinair in kleine hechte teams gewerkt.

Voorzet heeft meer dan 2000 cliënttrajecten en ongeveer 70 medewerkers verdeeld over meerdere vestigingen in Noord-Holland, Zuid-Holland en Brabant.

de uitdaging

Voorzet heeft zelfstandig een zorgspecifieke ERP applicatie laten bouwen voor de diensten die zij leveren. Per individueel cliënttraject is er management informatie beschikbaar maar er zijn geen overkoepelende overzichten die aangeven waar omzet blijft liggen en waar risico’s worden gelopen.

optimaliseer de omzet en toon de risico´s

Concrete vragen bij de start van dit project waren:

  • trajecten, omzet en aantallen
    • toon de actieve trajecten per financier, per product, per medewerker voor zowel aantallen, omzet behaald, omzet resterend en risicodragend bedrag
    • toon succesvolle en niet succesvolle trajecten met de gevolgen voor de omzet
    • toon het verloop van de trajecten, in- en uitstroom en gemiddelde duur
  • externe verplichtingen
    • maak de rapportage momenten zichtbaar en toon waar vastgestelde tijdnormeringen (dreigen te) worden overschreden
  • “valse start” meldingen
    • toon de ontbrekende beschikkingen, niet ondertekende offertes en indicaties en laat zien hoeveel tijd hier door medewerkers al op is geschreven
  • medewerker inzet
    • breng de caseload zwaarte per medewerker in beeld
    • toon de geplande medewerker uren en laat zien waar de planning afwijkt van de realisatie
    • toon de reistijden in verhouding tot de gemaakte productieve uren
  • cliëntrelatie
    • breng de doorlooptijden van trajecten in beeld en toon het verband tussen aanmelding, intake en cliënttraject
  • relatie tot boekhouding
    • vergelijk de gemaakte omzet met de daadwerkelijk gefactureerde omzet en breng verschillen in kaart

de oplossing

De sleutel tot succes voor de oplossing bij Voorzet lag in het “kennen” van de business. Voordat begonnen werd met bouwen zijn de diverse diensten en producten van Voorzet in kaart gebracht:

zorg trajecten overzicht

Overzicht van de “flow” door de diverse cliënt producten (van aanmelding via intake/oriëntatie naar product).

Zoals hierboven aangegeven worden de volgende diensten geleverd: Zorg In Natura (ZIN), Sociale activering, Individuele Re-integratie Overeenkomst (IRO), Persoonlijke Ondersteuning, Werkgeverstraject (KWINT), Wajong gunning (2010). Recentelijk leveren zij ook diagnostiek en behandeling (DBC).

Elk van deze diensten wordt door andere partijen gefinancierd (WMO, AWBZ (vervalt per 1 jan 2015), gemeenten, werkgevers, privé). Ook is de bijbehorende financieringsvorm totaal anders.

maak trajectgegevens optelbaar – de trajecten browser

Voor elk individueel traject worden de volgende zaken berekend:

  • het totaal openstaande budget
  • het verloop in uren dat op het traject is geschreven
  • het aantal gemiste uren die niet meer ingehaald kunnen worden (bv. bij begeleiding)
  • de openstaande traject uren uitgesmeerd over de nog openstaande looptijd
  • de omzet die reeds is gerealiseerd
  • de gemiste omzet die niet meer ingehaald kan worden
  • de nog te behalen omzet uitgesmeerd over de nog openstaande tijd
  • de risico vrije omzet en de omzet die onder het “no-cure-less-pay” risico valt

Afhankelijk van de financiering worden deze waarden anders bepaald. De volgende traject typen zijn onderkend:

  • max-uren traject: vast aantal begeleidingsuren per week, uren die blijven liggen kunnen niet worden ingehaald
  • no-cure-less-pay traject: indien het traject niet succesvol wordt afgesloten wordt slechts een percentage van het geldbedrag vergoed
  • vast geldbedrag traject: uren x tarief, daadwerkelijk gemaakte uren worden vergoed, alles boven het beschikbaar gestelde bedrag kan niet worden gedeclareerd

één centrale logica in een OLAP database

In onze oplossing worden alle ERP gegevens en relevante grootboek (G/L) gegevens dagelijks automatisch geladen in de OLAP database. Hiermee kun je razendsnel analyseren, rapporteren en gegevens toe te voegen (writeback). Door de eenvoudige integratie met Excel kunnen eindgebruikers vanuit hun vertrouwde omgeving de gegevens raadplegen, ad-hoc dashboards maken en plannen & begroten.

Voor elk traject worden de gevraagde berekeningen uitgevoerd zodat op detail niveau al het benodigde beschikbaar is. Met de logica onderhouden op één centrale plaats is kans op fouten uitgesloten.

datavervuiling in beeld

Tijdens het project werd zichtbaar dat de gegevens uit het ERP niet altijd klopten; gegevens waren onvolledig of tegenstrijdig. Elke relevante “fout” wordt in het verwerkingsproces gemarkeerd en benoemd, zonder dat de verdere verwerking vastloopt.

In vaste rapportages worden deze fouten met hun relevantie per traject getoond per verantwoordelijke, zodat deze meteen de betreffende trajecten kunnen corrigeren.

overzicht medewerkersuren: gemaakt, gemist en nog te maken
clienten cohort: overzicht clienten en afgenomen diensten

het resultaat

Door de grondige aanpak in het begin zijn in drie maanden interactieve dashboards voor elk gevraagd onderwerp. Het management van Voorzet heeft nu in één oogopslag zicht op omzetten die blijven liggen en de risico’s die worden gelopen.

de investering meteen terugverdient

Direct werden al de volgende successen behaald:

  • Door de dashboards werden niet gefactureerde uren gevonden die vanuit het ERP systeem nooit gefactureerd zouden worden. Uit de opbrengst die hieruit werd gerealiseerd is het systeem ruimschoots terugverdiend!
  • Bepaalde medewerkers bleken een te hoge caseload te hebben. Deze medewerkers werden in het ERP systeem gemarkeerd als zeer succesvol, want heel veel declarabele uren. Echter, de dashboards toonden dat deze medewerkers facturabele uren “lieten liggen”. Zo werd een P.O. van 80 uur voor maar 60% daadwerkelijk benut omdat de medewerker te weinig tijd had. Door de clienten beter te verdelen over de medewerkers worden de te beschikbare budgetten veel beter benut. Met als gevolg: meer omzet.

De dashboards zijn volledig in de managementprocessen doorgevoerd. In één oogopslag is te zien hoe men ervoor staat:

  • In gesprekken met de gemeenten en overige financierders is zichtbaar voor welk deel zij bijdragen in de omzet en hoe belangrijk deze opdrachtgever is voor Voorzet.
  • Tariefswijzigingen kunnen eenvoudig doorgerekend worden. Hierdoor kan voortijdig beleid uitstippelen om omzetderving in de toekomst te compenseren.
  • Trajecten met een no-cure-less-pay karakter worden beter beheerst. Men kan nu beter een gewogen inschatting maken tussen de financiële belangen en de belangen van de cliënt of men al dan niet door moet gaan.
  • In functioneringsgesprekken met de medewerkers wordt naast facturabele uren ook gekeken naar omzetmaximalisatie en het pro-actief inspelen op winstgevendheid.
  • De boekhouding kan eenvoudig gemaakte omzet uit het ERP en nog openstaande uren vergelijken met de daadwerkelijk gefactureerde en uitbetaalde vergoedingen in het boekhoudsysteem.

 

  • Client Voorzet
  • Date 02/07/2016
  • Tags klantreferenties, zorg

Related Projects