TU/e inzicht in projecten

TU/e inzicht in projecten

Meer dan 1200 onderzoeksprojecten in overzichtelijke dynamische dashboards. icCube geeft de TU/e controle, grip en inzicht over de complete onderzoeksportfolio.

InsideVision liet ons met een nieuwe blik naar onze projecten kijken. In één oogopslag hebben we met icCube nu zicht op alle onderzoeksprojecten: welke zijn op koers en welke projecten vereisen aandacht. Project portfolio op onderzoeksprojecten was nooit eerder zo eenvoudig

Dennis Raijmakershoofd Functioneel Beheer & Ontwikkeling, DFEZ

het bedrijf

De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) is een toonaangevende onderzoeksuniversiteit, gespecialiseerd in engineering science & technology. Zij heeft meer dan 7500 studenten en 3000 medewerkers waarvan 1900 wetenschappelijke staf. De TU/e speelt een prominente rol op zowel nationaal als international niveau door middel van haar onderzoek en educatieve programma’s in de technische wetenschappen en het technologie domein.

De TU/e stelt zich ten doel de opgedane kennis zo veel mogelijk te vertalen naar succesvolle innovaties die weer als basis dienen voor nieuwe producten, processen en bedrijven. De TU/e heeft meer dan 1200 lopende onderzoeksprojecten gefinancierd door de EU, (inter)nationale organisaties en lokale overheden die rond € 93 mln omzet voorzien in 2012 .

 de uitdaging

De centrale service-afdeling , Financiële en Economische Management (DFEZ ), is verantwoordelijk voor het financieel en economisch beheer van de TU/e . Hiertoe beheert zij de centrale systemen voor planning & budgettering, accounting en projectbeheersing.

Op het gebied van projectbeheersing was zij op zoek naar manieren om de projectrapportages  op de Oracle EBS Projecten module te verbeteren:

  • uniforme projecten dashboards voor zowel de Raad van Toezicht, de faculteiten en de projectcontrollers;
  • geïntegreerde informatie over projecten uit Oracle EBS en uit het prospecten systeem Dipro;
  • visueel aantrekkelijke en toegankelijke analytische dashboards met drill-down mogelijkheden naar de individuele projecten.

de oplossing

In een vijf-daagse proof-of-value zijn op scrum-achtige wijze interactieve projecten dashboards gemaakt op Oracle EBS data met icCube.

Op basis hiervan heeft de TU/e besloten een organisatiebrede icCube licentie af te nemen.

nieuwe logica voor projecten

InsideVision heeft in nauwe samenwerking met FB&O een compleet nieuwe logica neergezet die voor elk individueel onderzoeksproject de bestedings- en inkomstenruimte naar de toekomst toe berekend. Hetzelfde is gedaan voor toekomstige onderzoeksvoorstellen, rekening houdend met een opgegeven succeskans.

Met deze logica is per maand en per project inzichtelijk hoeveel geld is uitgegeven, hoeveel inkomsten zijn gegenereerd (onderhanden werk), hoeveel is gefactureerd en hoeveel inkomsten nog te behalen zijn op basis van de contractwaarde.

Het proces dat deze gegevens berekend uit Oracle EBS en Dipro wordt elke nacht gescheduled en automatisch verwerkt in icCube. Deze is zodanig ingericht dat vanuit elk denkbare kijkhoek de inkomsten uit onderzoeksprojecten kunnen worden geanalyseerd: toekomstig te verwachten omzet, naar kostenplaatsen, statussen, onderzoeksgebieden e.d.

olap for oracle ebs projectsvolledige integratie van icCube met Oracle EBS en de standaard autorisatie systemen

integratie met bestaande autorisatie tool

Om een succesvolle implementatie naar alle bestuurslagen binnen de TU/e te kunnen waarborgen is een plug-in voor icCube ontworpen die samenwerkt met de bestaande single sign-on structuur en de bestaande autorisatie tabellen. Zodra een gebruiker de URL naar de icCube dashboards opent, controleert icCube of deze gebruiker de gevraagde informatie mag inzien, op basis van de rechten in de TU/e tabellen.

Het toegangsbeheer tot de icCube dashboards en analytische datasets is hiermee gereduceerd tot nul inspanning.

overview research projects for TU/eRealized and future revenue from projects and reasearch proposals
Overview projects in a single chartDashboard met compleet projectenportfolio in beeld. In één oogopslag zie je welk project ondermaats presteert.

bijzondere datavisualisatie

De TU/e hecht bijzonder veel waarde aan duidelijke, overzichtelijke en eenvoudige dashboards met een grote voorkeur voor visualisaties in plaats van tabellen.

Specifiek voor de TU/e is een bubble grafiek ontwikkeld die in één oogopslag toont hoe een project ervoor staat ten opzichte van de andere projecten in het faculteits portfolio. Dit dashboard is omgedoopt tot de “Project heartbeat”.

het resultaat

De projecten dashboards zijn enthousiast ontvangen door de faculteiten. Met name het grafische aspect van de dashboards spreekt de wetenschappelijke management teams enorm aan.

verbeterde data kwaliteit

Het feit dat de projectgegevens rechtstreeks uit Oracle EBS getoond worden was in eerste instantie even wennen voor de projectcontrollers; immers de informatie die werd getoond was niet altijd de meest recentste zoals bij hen bekend. Inmiddels erkennen ook zij de waarde van het 1 op 1 tonen van de cijfers zoals zij in de administratie systemen staan. Komen onvolkomenheden aan het licht, dan kunnen deze meteen worden gewijzigd in de bronsystemen. De kwaliteit van de projectgegevens is hiermee nog verder verbeterd; met alle positieve gevolgen voor de afnemende systemen.

het gebruik verspreidt zich als een olievlek

Het  gebruik van de dashboards gaat als een lopend vuurtje. Zodra een decaan, controller of afdelingshoofd de dashboards onder ogen komt wil men ook toegang, en wordt dit door FB&O geregeld.

Doordat de TU/e een bedrijfsbrede licentie vanaf het begin heeft aangeschaft èn doordat icCube volledig is geïntegreerd in de bestaande beveiligingssystemen kunnen medewerkers automatisch die toegang krijgen die voor hun profiel en werkzaamheden nodig is. Zo worden alleen die projecten getoond waartoe zij vanuit hun functie inzicht in moeten hebben. Faculteitshoofden krijgen daarbij ook nog inzicht in de totalen van de andere faculteiten om hen in staat te stellen zich aan elkaar te meten.

verbeterde project controle

De project controllers hebben de “projecten bubble” met groot enthousiasme ontvangen; in één oogopslag kunnen zij zien welke projecten extra sturing nodig hebben en welke projecten prima verlopen. Door zo de juiste focus te kunnen zetten wordt de tijd van de project controller veel effectiever besteed, wat weer resulteert in financieel gezonde projecten en op faculteitsniveau een nog gezondere financiële situatie.

 

icCube is one of the easiest services I have ever seen. Very friendly in installation, maintenance and stability. It costs me almost no time at all.

Bertho FokkingaOracle DBA, TU/e
  • Client Technische universiteit Eindhoven
  • Date 01/10/2014
  • Tags klantreferenties

Related Projects